Privacyplan
1 Inleiding
De Tilburgse Watervrienden hechten veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en doen er zo veel mogelijk aan om de privacy te waarborgen. Daarom gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit document beschrijft wat wij doen om de persoonsgegevens van de leden zo goed mogelijk te beschermen.
2 Algemene richtlijnen
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.
Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
We vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zodat de beveiliging van persoonsgegevens adequaat is.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Wij brengen onze leden op de hoogte van hun rechten omtrent hun persoonsgegevens en wij respecteren deze rechten.
3 Doeleinden verwerken persoonsgegevens
Persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
-
Het indelen van groepen voor de zwemlessen en trainingen.
-
Het indelen van groepen voor activiteiten buiten het zwemmen om (bijvoorbeeld kampen).
-
Het kunnen beheren van een wachtlijst.
-
Het kunnen versturen van facturen.
-
Het kunnen innen en terugbetalen van borg, inschrijfgeld en contributie.
-
Het kunnen maken van diploma’s.
-
Het bij kunnen houden van presentie en voortgang tijdens de zwemlessen / -trainingen.
-
Het kunnen hebben van direct (telefonisch) contact indien noodzakelijk.
-
Het kunnen versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
-
Het kunnen innen van facturen bij instanties (bijvoorbeeld stichting Leergeld).
-
Promotie van en herinneringen aan activiteiten.
-
Het kunnen inschrijven van deelnemers voor diplomazwemmen en wedstrijden.
-
Starten van een aanvraag voor een VOG bij Justis.
4 Grondslag verwerken persoonsgegevens
De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens binnen de Tilburgse Watervrienden is: “noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst”.
Personen die lid worden van de Tilburgse Watervrienden gaan een overeenkomst aan met de vereniging. Voor het uitvoeren van deze overeenkomst zijn persoonsgegevens nodig. Als de overeenkomst wordt gesloten voor iemand jonger dan 16 jaar, wordt dat alleen geaccepteerd als er getekend wordt door de wettelijke vertegenwoordiger van deze persoon.
4.1 Toestemming
De vereniging verwerkt geen persoonsgegevens die niet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst. Bij het aangaan van de overeenkomst (inschrijven), wordt (impliciet) akkoord gegaan met het verwerken van de persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst.
5 Doelgroep
De doelgroep van de Tilburgse Watervrienden is: alle personen die bij ons zwemonderwijs of -training willen volgen of geven. Van deze personen verwerkt de vereniging de persoonsgegevens voor de bovengenoemde doelen.
6 Verwerkte persoonsgegevens
Voor de bovenstaande doeleinden gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
-
Voornaam.
-
Tussenvoegsel.
-
Achternaam.
-
E-mailadres.
-
Geslacht.
-
Geboortedatum.
-
Adres.
-
Woonplaats.
-
Postcode.
-
Telefoonnummer.
-
Aanwezigheid.
Indien van toepassing:
-
Klantcode instantie.
Bovenstaande persoonsgegevens worden opgeslagen bij de ledenadministratie. De ledenadministratie deelt alleen de benodigde gegevens met andere personen binnen de vereniging voor bovenstaande doelen. Personen die deze gegevens ontvangen, mogen deze alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze verkregen zijn en dienen na afloop verwijderd te worden. De gegevens mogen onderling verder niet gedeeld worden, dit gaat altijd via de ledenadministratie.
6.1 Wedstrijdgroep
De wedstrijdgroep gebruikt een programma genaamd “Splash” om uitnodigingen voor wedstrijden te kunnen uitsturen. Daarvoor zijn bepaalde gegevens van de leden van de wedstrijdgroep ook in dit programma opgeslagen. Het gaat om de volgende gegevens:
-
Voornaam.
-
Tussenvoegsel.
-
Achternaam.
-
E-mailadres.
-
Geboortedatum.
-
Startnummer.
6.2 Foto’s en videobeelden
Tijdens diverse activiteiten worden er foto’s en/of videobeelden (beeldmateriaal) van leden gemaakt. Wanneer iemand deelneemt aan een activiteit, wordt er automatisch toestemming gegeven voor het maken van beeldmateriaal voor de hieronder genoemde doeleinden. Indien een lid toch bezwaar heeft tegen het publiceren van beeldmateriaal, kan worden gevraagd dit te verwijderen zoals beschreven in hoofdstuk 12.
Er worden foto’s gemaakt ten behoeve van de volgende doeleinden:
-
Promotie van activiteiten op de website en sociale media.
-
Delen van sfeerimpressies op onze website
-
Ouders/verzorgers maken foto’s van hun kinderen als herinnering.
Bij het maken wordt de integriteit van de leden gerespecteerd. Er worden dus nooit foto’s gemaakt in de kleedkamers of andere privé vertrekken.
Er kan beeldmateriaal worden gemaakt door ouders/verzorgers van leden en door vrijwilligers van Tilburgse Watervrienden tijdens de volgende activiteiten:
-
Diplomazwemmen.
-
Wedstrijden / shows / uitvoeringen.
-
Kampen.
-
Paaseieren zoeken.
-
Pieten op het bad.
-
(Eerste) zwemles.
-
Kijkles.
-
Andere evenementen.
Beeldmateriaal kan voor onbepaalde tijd worden bewaard als herinnering aan de activiteit.
7 Verstrekking aan derden
De gegevens van onze leden kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen dan beschreven in dit document (hoofdstuk 14.2 ). Met deze partijen (verwerkers) zijn de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien een lid hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
8 Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
9 Bewaartermijn
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
10 Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
-
Alle personen die van de persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
-
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
-
De gegevens worden versleuteld opgeslagen in het ledenadministratiesysteem.
-
Het ledenadministratiesysteem registreert wie er wanneer bepaalde gegevens raadpleegt.
-
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
-
Onze vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
-
Voor het uitvoeren van een taak wordt alleen toegang gegeven tot de relevante persoonsgegevens om die taak uit te kunnen voeren.
11 Datalekken
Als er een datalek wordt vastgesteld, dan zal de vereniging onverwijld en in ieder geval binnen 36 uur, de betrokken informeren.
De vereniging zal alle inlichtingen verschaffen die noodzakelijk zijn om het incident te kunnen beoordelen.
De vereniging neemt passende vervolgstappen ten aanzien van het datalek en neemt zo spoedig mogelijk alle redelijkerwijs benodigde maatregelen om (verdere) schending of inbreuken betreffende de Verwerking de Persoonsgegevens en meer in het bijzonder (verdere) schending van de AVG of andere regelgeving betreffende de Verwerking van de Persoonsgegevens, te voorkomen of te beperken.
12 Rechten van leden omtrent hun persoonsgegevens
Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van hen ontvangen hebben.
Leden kunnen bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Leden hebben het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan henzelf of in opdracht direct aan een andere partij.
Wij kunnen vragen om legitimatie voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Het is mogelijk dat, na het verwijderen van de persoonsgegevens, een persoon niet langer lid van de vereniging kan blijven, omdat wij de onder in hoofdstuk 3 gestelde doelen niet meer kunnen verwezenlijken.
13 Klachten
Mocht er een klacht zijn over de verwerking van persoonsgegevens en de vereniging komt er samen met de klager niet uit, hebben de leden altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
14 Register van verwerkingsactiviteiten
14.1 Verwerkingsverantwoordelijke
De Tilburgse Watervrienden is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar leden en stelt zelf de doelen en middelen van verwerking vast.
14.1.1 Contactgegevens
Postadres: Tilburgse Watervrienden
Postbus 5
5000 AA Tilburg
Telefoon: 06 - 53 77 64 24
Website: www.tilburgsewatervrienden.nl
Kamer van Koophandel: 40258678
14.2 Delen van persoonsgegevens
Voor het uitvoeren van de overeenkomst die een lid aangegaan is met de vereniging is het noodzakelijk om persoonsgegevens te delen met een aantal partijen. Al deze partijen zijn hieronder genoemd. De vereniging deelt persoonsgegevens van de leden met de volgende organisaties:
14.2.1 Watervrienden Nederland – Commissie Synchroonzwemmen en Figuurdrijven
Watervrienden Nederland (onderdeel van de NCS) heeft bepaalde persoonsgegevens nodig van leden en vrijwilligers van de synchroonzwem- en figuurdrijfgroep van de Tilburgse Watervrienden die official zijn, willen worden of meedoen met wedstrijden en/of diplomazwemmen.
Gegevens die wij delen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortejaar, diplomaniveau.
Het privacy beleid van Watervrienden Nederland is te vinden op: https://www.watervriendennederland.nl/privacy-beleid
14.2.2 Watervrienden Nederland – Commissie Wedstrijdzwemmen
Watervrienden Nederland (onderdeel van de NCS) heeft bepaalde persoonsgegevens nodig van leden van de wedstrijdgroep van de Tilburgse Watervrienden die meedoen met wedstrijden.
Gegevens: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, geslacht, startnummer
De vereniging die het wedstrijdzwemmen organiseert krijgt ook deze gegevens.
Voor officials: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, maat kleding.
Er worden uitslagen, startnummers en namen gepubliceerd op de website van Watervrienden Nederland en/of verenigingen.
Het privacy beleid van Watervrienden Nederland is te vinden op: https://www.watervriendennederland.nl/privacy-beleid
14.2.3 Watervrienden Nederland – Commissie Zwemopleidingen
Watervrienden Nederland (onderdeel van de NCS) heeft bepaalde persoonsgegevens nodig van vrijwilligers van de Tilburgse Watervrienden die een opleiding doen:
Gegevens: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats.
Het privacy beleid van Watervrienden Nederland is te vinden op: https://www.watervriendennederland.nl/privacy-beleid
14.2.4 Nationale Raad Zwemveiligheid (NRZ)
De Nationale Raad Zwemveiligheid heeft bepaalde persoonsgegevens nodig van vrijwilligers van de Tilburgse Watervrienden die het certificaat “Examinator Nationale Zwemdiploma’s” hebben of om het te verkrijgen, of als ze contactpersoon zijn voor de NRZ.
Gegevens: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, geslacht.
Extra gegeven contactpersoon: telefoonnummer en e-mailadres.
Het privacy beleid van de NRZ is te vinden op: https://www.nrz-nl.nl/privacyverklaring/
14.2.5 Gemeente Tilburg
De gemeente Tilburg heeft persoonsgegevens nodig van alle leden onder de 18 jaar oud van de Tilburgse Watervrienden om de jeugsportsubsidie toe te kunnen kennen.
De gegevens die wij delen: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum.
Het privacy beleid van de Gemeente Tilburg is te vinden op: https://www.tilburg.nl/privacystatement/
14.2.6 Justis
Justis heeft de volgende persoonsgegevens nodig van vrijwilligers van de Tilburgse Watervrienden om een VOG aanvraag te kunnen starten: voornaam, tussenvoegsel, achternaam, e-mailadres.
14.3 Functionaris Gegevensbescherming
De Tilburgse Watervrienden hebben geen Functionaris Gegevensbescherming vanwege de volgende redenen:
-
De vereniging verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens.
-
De vereniging is geen publieke organisatie of overheid.
-
Wij volgen niet op grote schaal individuen.
