Privacyplan
1 Inleiding
De Tilburgse Watervrienden hechten veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden en doen er zo veel mogelijk aan om de privacy te waarborgen. Daarom gaan wij zorgvuldig om met persoonsgegevens. Dit document beschrijft wat wij doen om de persoonsgegevens van de leden zo goed mogelijk te beschermen.
2 Algemene richtlijnen
Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit document.
Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
We vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij die nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen, zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens adequaat is.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
Wij brengen onze leden op de hoogte van hun rechten omtrent hun persoonsgegevens en wij respecteren deze rechten.
3 Waarvoor wij persoonsgegevens verwerken
Persoonsgegevens van onze leden worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:
Het indelen van groepen voor de zwemlessen en trainingen.
Het indelen van groepen voor activiteiten buiten het zwemmen om.
Het kunnen beheren van een wachtlijst.
Het kunnen versturen van facturen.
Het kunnen innen en terugbetalen van borg, inschrijfgeld en contributie.
Het kunnen maken van diploma’s.
Het bij kunnen houden van voortgang tijdens de zwemlessen / -trainingen.
Het kunnen versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
Het kunnen innen van facturen bij instanties (bijvoorbeeld stichting Leergeld).
Voor de bovenstaande doeleinden gebruiken wij de volgende persoonsgegevens:
Voornaam.
Tussenvoegsel.
Achternaam.
E-mailadres.
Geslacht.
Geboortedatum.
Adres.
Woonplaats.
Postcode.
IBAN rekeningnummer.
Telefoonnummer.
Indien van toepassing:
Klantcode instantie
4 Verstrekking aan derden
De gegevens van onze leden kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internet omgeving.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien een lid hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
5 Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
6 Bewaartermijn
De Tilburgse Watervrienden bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
7 Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:
Alle personen die van de persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
8 Rechten van leden omtrent hun persoonsgegevens
Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van hen ontvangen hebben.
Tevens kunnen zij bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook hebben leden het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan henzelf of in opdracht direct aan een andere partij.
Wij kunnen u vragen om legitimatie voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
9 Klachten
Mocht er een klacht zijn over de verwerking van persoonsgegevens en komen wij er samen de klager niet uit, hebben de leden altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
